Leyes y principios de gestión del tiempo

Video de gestión del tiempo 4: Leyes y principios de gestión del tiempo



Trascripción:

Hola, soy Spacoacher y voy a hablarte de algunas leyes y principios para la gestión del tiempo. Éste es el cuarto video y en él voy a hablar de: la ley de Parkinson, la ley de Murphy, la ley de Pareto, la ley de Carlson, el principio de Hawthorne, la ley de Eisenhower, el principio de Laborit, la ley de Illich y la ley de Fraisse.

Ley de Parkinson, cuanto más tiempo y para una tarea más tardamos en hacerla. El trabajo se expande para adaptarse a la disponibilidad de tiempo.

Ley de Murphy, si algo puede salir mal saldrá mal. Aplicado al tiempo, debemos prever imprevistos.

Ley de Pareto, de la que ya hemos hablado: el 20% de los efectos causan el 80% de los resultados, por ejemplo el 20% de la humanidad consume el 80% de los recursos mundiales.

Ley de Carlson, o ley de las secuencias homogéneas: El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua.

Principio de Hawthorne, o efecto Hawthorne dice que cuando una persona se siente observada tiende a dar mejores resultados. Trabajamos mejor con supervisión externa y control.

Ley de Eisenhower, debemos preguntarnos siempre antes de hacer una tarea: ¿para cuándo? y ¿para qué?

Otros principios y leyes:
El principio de Laborit: tendemos a hacer más espontáneamente lo que nos gusta antes que lo que no nos gusta, lo que es fácil antes que lo que es difícil, lo que se hace rápido antes que lo que se tarda en hacer, lo que es urgente antes que lo que es importante, lo que sabemos hacer antes que lo que es nuevo, lo que otros nos imponen antes que lo que nosotros elegimos.
La ley de Illich, dice que pasado un cierto umbral de eficiencia, ésta disminuye incluso puede volverse negativa. Por ejemplo si estamos mucho tiempo sin descanso dedicados a algo.
La ley de Fraisse, dice que el tiempo relativo para cada individuo. Debemos conocer nuestros ritmos y momentos del día más eficientes.

Conociendo estas leyes y principios podemos utilizarlos a nuestro favor.
Basándonos en la ley de Parkinson, es más útil establecer tiempos concretos para cada tarea y poner plazos.
Basándonos en la ley de Murphy, debemos dejar tiempos muertos de seguridad por si los necesitamos y prever con anticipación, y tabién tener en cuenta otros posibles escenarios no tan favorables durante la planificación.
Basándonos en el principio de Pareto, podemos seleccionar lo más importante para hacer.
Basándonos en la ley de Carlson, o de las secuencias homogeneas, podemos planificar tiempos de trabajo sin interrupción, y secuencias de tareas relacionadas. Es decir, centrarnos en bloques ininterrumpidos de trabajo concentrado, para evitar la ineficiencia que producen las interrupciones, y también por otro lado tratar de hacer tareas relacionadas y en una secuencia lógica en la medida de lo posible, o bien encadenar la misma tarea repetitiva hasta que la completamos (por ejemplo, revisar todos los emails importantes pendientes, o enviar todas las cartas de una vez).

Basándonos en el principio de Hawthorne, o el efecto Hawthorne, podemos imaginarnos continua supervisión externa si no la tenemos o dar cuenta a otros. Utilizar la contabilidad externa para ayudarnos a hacer tareas que debemos hacer, pidiendo a otros que nos controlen.
Basándonos en la ley de Eisenhower, podemos definir el objetivo y plazo de cada tarea, lo que nos ayudará a planificar de manera más clara seleccionando lo más importante para hacer, teniendo en cuenta la urgencia e importancia.
Teniendo en cuenta el principio de Laborit, la ley de Illich y y la ley de Fraisse, y conociéndonos a nosotros mismos podemos planificar y adaptar nuestras tareas en función de nuestros propios ritmos, momentos de máxima eficiencia, períodos seguidos de concentración, y factores como nuestra motivación, nuestras habilidades, la importancia de la tarea, etc.

Debemos tener en cuenta nuestras fuerzas y habilidades, nuestras debilidades y tratar de organizarnos en función de ello. También puede haber momentos del día en que seamos más productivos y que sean el mejor momento para hacer las tareas más importantes del día. Cuando nos conocemos a nosotros mismos, sabemos que nos motiva y qué palancas nos mueven, podemos accionarlas para conseguir los resultados que queremos, utilizar recompensas, conocer nuestras debilidades y reconocer y cortar a tiempo situaciones de distracción.

De todo esto y mucho más habló en un libro que escrito sobre gestión del tiempo. Es un libro electrónico que se puede comprar a través de Paypal. Si te interesa y quieres más información escríbeme a mi correo electrónico: spacoacher@gmail.com. En cualquier caso, escríbeme si quieres preguntarme dudas sobre gestión del tiempo o hacerme cualquier sugerencia. Espero que te haya gustado mi video, vótame o suscríbete a mi canal. La próxima semana otro video.

Ladrones del tiempo

Video de Gestión del tiempo 3: Ladrones del tiempo



Trascripción:

Hola soy Spacoacher y hoy voy a hablarte de los principales ladrones del tiempo. Los he clasificado en externos, internos, y de coordinación y equipo.

Los ladrones externos son: interrupciones en general, telefónicas, del correo electrónico (avisos de Outlook o estar mirando frecuentemente el correo), visitantes inesperados que pasan cerca o vienen a preguntarnos algo, la burocracia o papeleo, las reuniones (cuando están mal planificadas o sin objetivos claros). Las reuniones mal planificadas además tiene el inconveniente de que multiplican la pérdida de tiempo por el número de asistentes.

Cada interrupción cuando estamos enfocados en una tarea requiere después al menos 20 minutos para volver a centrarnos tanto como estábamos antes de la interrupción. Por eso, te recomiendo intentar minimizar estas interrupciones, quitando las alertas de e-mails, utilizando contestadores automáticos, trabajando en bloques de tiempo ininterrumpidos, etc.

Los ladrones internos son, falta de disciplina o dejadez que puede tener muchas causas.

La mente mono o cháchara mental, una cadena de pensamientos que nos va perdiendo, como un mono que se va por perdiendo por las ramas. Nos distraemos mentalmente y un pensamiento lleva otro. Al final pensamos como he acabado yo en esto, si estaba pensando en algo completamente diferente. Y miramos al reloj y vemos que han pasado cinco minutos y es tiempo perdido en divagaciones. Podemos controlar esto desarrollando la conciencia del momento presente, así cuando nos distraigamos somos capaces de observar la distracción en el momento preciso y pararla a tiempo.

Hacer multitarea, hacer varias cosas a la vez, aunque aparentemente creamos que estamos siendo más efectivos, que ganamos tiempo, en realidad estamos menos concentrados y no hacemos bien ninguna de las tareas. Según algunos estudios (concretamente un estudio del Instituto de psiquiatría de la Universidad de Londres en 2005) hacer multitarea afecta a la concentración y a la capacidad de rendimiento como fumar marihuana. Además, podría estar relacionado con el trastorno de déficit de atención, según el Dr. Edward Hallowell, autor de "CrazyBusy". Otro problema que nos hace perdernos es la falta de planificación y organización en general. Y también empezar con mucho entusiasmo una tarea y poco a poco y perdiendo la energía (ir perdiendo fuelle, motivación). También querer hacer demasiado, querer abarcar mucho.

Para combatir estos ladrones podemos hacer ejercicio físico, yoga, meditación, actividades que desarrollen la percepción del momento presente, el poder de concentración y nos conecten con nuestro cuerpo. También podemos practicar ir aumentando la capacidad de concentración en periodos crecientes de tiempo. Y otra herramienta es visualizar los resultados tanto de cómo nos vamos a sentir haciendo la tarea como tras conseguir los objetivos propuestos, así evitamos la mala planificación y la falta de motivación.

Los ladrones de gestión son problemas de coordinación del equipo, falta de procedimientos claros, responsabilidad y autoridad confusa, delegación de tareas ineficaz, dar malas instrucciones o de manera poco clara, falta de comprobación de que se ha comprendido las instrucciones. En definitiva se resumen en problemas de falta de información y mala comunicación entre los elementos del equipo.

Bueno, esta ha sido mi presentación de algunos de los ladrones de tiempo. Lo importante es aprender a reconocerlos para poder empezar a hacerles frente de la manera mejor posible.

Espero que te haya gustado mi nuevo video y ya sabes, suscríbete a mi canal, escríbeme o comentame y pregúntame lo que quieras. Hasta luego.

Principio de Pareto o Regla 80/20

Video de Gestión del tiempo 2: Principio de Pareto o Regla 80/20:



Trascripción:

Buenas soy Spacoacher, hoy te voy a hablar del principio de Pareto, o la regla del 80/20. Según este economista italiano del siglo XIX, el 20% de las causas provocan el 80% de los resultados, y viceversa. Esto se puede aplicar a la distribución de recursos, beneficios, clientes, ventas de productos, tiempo...

Es una regla contra intuitiva, porque normalmente esperamos que haya una proporción igual entre causas y resultados. No siempre se cumple, debe haber además una relación clara entre causas y resultados, entre los datos de entrada y datos de salida. Además, a veces la proporción varía a 70/30, 90/10 o incluso 95/5.

No es aplicable a todo, pero sí es útil como modelo para aprender a enfocarse en lo fundamental y eliminar lo superfluo.

¿Como podemos utilizar esta regla para ayudar a nuestra gestión del tiempo? Pues, concentrándonos en el 20% más valioso. Para eso debemos primero analizar diferentes aspectos de nuestra vida e identificar qué causas provocan qué resultados, haciéndonos preguntas como: ¿qué 20% de las tareas y actividades que hago resultan en el 80% de mis resultados deseados y mi felicidad? ¿Qué 20% de las causas están provocando el 80% de mis problemas y mi infelicidad? ¿Qué o quién me causa un estrés desproporcionado al tiempo que le dedico?

Una vez que tengamos estas respuestas, preferiblemente por escrito, debemos seleccionar y eliminar lo inefectivo, lo que provoca los peores resultados. Si nos parece demasiado drástico eliminar el 80% menos efectivo, podemos centrarnos de momento en el 20% menos efectivo del total. O bien utilizando el principio de 50/5 (parecido al principio de Pareto), que dice que el 50% de los recursos o causas provocan solamente 5% de los resultados, podemos buscar este 50% y centrar nuestros esfuerzos en eliminarlo. Así por lo menos nos estaríamos centrando en deshacernos de lo menos eficiente. Aunque es preferible y más fácil simplemente centrarse en el 20% mejor y potenciarlo.

En teoría con este principio se podría llegar a aumentar entre un 300% y 400% la productividad, si quintuplicamos el 20% más productivo que provoca el 80% de los resultados. Sin embargo, probablemente no es así porque a medida que potenciamos este mínimo más productivo, los resultados se van diluyendo. Como he comentado antes no siempre se aplica está regla o principio, pero sí que es simplemente un modelo útil para tener en cuenta y aplicarlo cuando veamos que puede darse una situación de este tipo.

Esto es todo. Espero que te haya gustado el video. Ya sabes si quieres escríbeme o coméntame, o pregúntame cualquier duda sobre gestión de tiempo. Puedes suscribirte a mi canal y la próxima semana más.

Mejorar la toma de decisiones

Video de Gestión del tiempo 1: Mejorar la toma de decisiones:



Trascripción: 

Hola. Soy Spacoacher. Y vamos a empezar con este video con consejos para tomar mejores decisiones utilizando una estrategia para hacer frente a la indecisión y al perfeccionismo. El perfeccionismo es uno de los enemigos de la buena gestión del tiempo. Según el diccionario de la Real Academia es la tendencia a mejorar indefinidamente un trabajo sin acabarlo nunca. En cuanto a toma de decisiones sería estar siempre buscando nuevas opciones sin decidir por miedo a encontrar algo mejor. Cuando tomamos decisiones tenemos dos patrones básicos, dos modelos de personalidades: máximizadores y optimizadores.

Los maximizadores están continuamente comparando y buscando nuevas opciones. Les resulta muy difícil, a veces imposible decidir porque siempre piensan que van a encontrar algo mejor. Como si pudieran llegar a encontrar el mejor pantalón del universo, o el mejor ordenador. Busca la mejor relación calidad preció, lo más baratopero pierden mucho tiempo buscando, investigando y recopilando información que no utilizan finalmente. Cuando finalmente toman la decisión y muchas veces quedan insatisfechos porque encuentran que podían haber elegido algo mejor.

Los optimizadores sin embargo tienen un estándar mínimo de lo que buscan, una vez que encuentra lo que cumple ese mínimo aceptable elijen y no se complican más. Buscan en un par de sitios, no se complican con infinitas opciones, deciden rápido y se ahorran mucho tiempo. Después no pierden tiempo preguntándose si podían haber encontrado algo mejor. Son rápidos a la hora de decidir. Esta opción, optimizar es mejor opción de gestión del tiempo.

¿ Si somos maximizadores como podemos aprender a optimizar? Pues tenemos que definir de antemano lo que queremos, qué es lo suficientemente bueno según nuestro criterio, qué es lo óptimo. Después asignar los recursos (tiempo y dinero) cuánto dinero vamos a gastar y cuanto tiempo vamos a dedicar, seleccionar los sitios donde vamos a buscar, buscamos allí, seleccionamos un par de opciones y decidimos lo más aceptable o lo que cumple con nuestros criterios mínimos de calidad. Después no mirar atrás. Así nos ahorramos mucho tiempo. A veces es mejor limitarse las opciones cuando estas pueden ser infinitas.

Eso es todo. Si te ha gustado este video, voy a poner un video cada semana con consejos para ayudar a mejorar tu gestión del tiempo. Por favor, suscríbete a mi canal, o escríbeme un e-mail si tienes alguna pregunta o competición en cuanto a gestión del tiempo. Hasta luego