Curso Gratis de Gestión del Tiempo

Primera parte del Curso Breve de Gestión de Tiempo:





Segunda parte del Curso Breve de Gestión de Tiempo:



Trascripción:

Hola, soy Spacoacher. El video de esta semana es un poco más largo, se trata de un curso breve de gestión del tiempo. Voy a explicarte principios generales para establecer tus metas, motivarte para hacer las cosas y no procrastinar, planificarte y organizarte a la hora de hacer tareas, como gestionar tu energía para tener más disponible, como mejorar tu concentración y cómo reducir las interrupciones. Todo esto, hará que aproveches más el tiempo y tengas menos estrés. Vamos a empezar.

¿Te gustaría tener más tiempo y energía cada día? Pues te informo que puedes tener más energía cada día, si la gestionas mejor, pero no vas a tener más tiempo porque todos tenemos 24 horas al día, no más. Lo que sí que puedes es aprender a gestionar mejor ese tiempo, porque la gestión del tiempo en definitiva es gestión de uno mismo. ¿Para qué te gustaría tener más tiempo?

Eso es lo que vamos a ver en primer lugar, como establecer nuestras metas, para saber adonde queremos ir y lo que queremos lograr. El tiempo extra no sirve de nada sin propósito. Tienes que saber cuál es tu mayor propósito en la vida, cuáles son las metas que te gustaría alcanzar. Si tú no sabes lo que quieres, otros decidirán por ti. ¿Qué características tiene que tener una meta u objetivo? Tiene que ser claro y definido, debe tener un plazo determinado y debe ser posible de lograr. En esto último hay que ser realistas, pero también creativos, no auto-censurarse ni criticarse. Porque muchas veces nos ponemos límites y no son reales. Piensa en cosas que no pensabas posible que pudieras lograr y que has logrado. Escribe tus metas, no sólo en Año Nuevo, sino preferiblemente todas las mañanas nada más levantarte, o a última hora del día antes de acostarte, y te aseguro que antes de lo que piensas habrás conseguido muchas de ellas. La forma de escribir las metas es siempre en primera persona, en presente, en afirmativo y de la manera más detallada posible. Añade al final de la meta un plazo. Y si quieres rizar el rizo, a continuación de cada meta escribe tres pasos que puedes dar hoy mismo para acercarte a esa meta.

Ahora voy a hablarte de la procrastinación, que es posponer continuamente algo importante que sabes que tienes que hacer. ¿Te suena familiar? No te preocupes, a todos nos pasa. Pero esto no quiere decir que no debamos combatirla. Puede haber muchas causas para la procrastinación, la mayoría psicológicas. Normalmente ocurre con tareas que abarcan muchos pasos intermedios. El problema es que nos centramos en pensar en todos esos pasos intermedios y lo que vamos a tardar, en vez de centrarnos en el objetivo final que deseamos. Si planificamos con detalle todos estos pasos intermedios veremos que es más fácil de lo que pensamos, que podemos acabar antes de lo que pensamos. A veces la procrastinación se produce por un miedo al éxito o un miedo al fracaso. O bien tenemos miedo de no conseguirlo, y por eso no nos esforzamos, así, como no hemos puesto tanto esfuerzo, el dolor no es tan grande. Pero no nos damos cuenta de que si no nos esforzamos a tope posiblemente no lo consigamos. O quizás nos da miedo conseguir lo que deseamos, y nos autosaboteemos. Esto es un problema más complejo que requerirá trabajar con la autoestima.

Herramientas que podemos utilizar para hacer frente a la procrastinación son: visualizar el resultado final como ya conseguido, utilizar sistemas de recompensas y penalizaciones, dar cuenta a los demás, imponernos plazos para la realización de la tarea, preparar todo por anticipado, las herramientas, las condiciones, de manera que sea imposible no realizar la tarea. Es muy útil también hacer listas de las tareas que tenemos que hacer, o cada noche anotar detalladamente en una agenda todo lo que tenemos que hacer al día siguiente. Incluso escribir simplemente en un papel todo lo que pasa por nuestra mente, todo lo que ocupa nuestra mente, ciclos sin cerrar, tareas pendientes... porque el ponerlo por escrito libera nuestra energía mental y nos ayuda a concentrarnos en lo que queremos hacer. Entre las tareas del día, probablemente haya una que sea más importante y urgente que todas las demás. Ésa es la primera tarea que deberías hacer en todo el día, aunque te cueste todo el día. Si desarrollas este hábito de hacer lo más importante lo primero del día, aunque sea lo único que hagas en todo el día, avanzarás mucho más rápidamente.

Cuando planifiques una tarea, piensa en todos los pasos detallados y en todo lo que necesitas para completar esa tarea. Si es información o habilidades adquiérelos antes. Una vez que hayas escrito la lista de todas las tareas, ordenalas en orden de importancia. Para ello debes tener en cuenta su importancia y su urgencia, porque no todas las tareas urgentes son importantes y no todas las tareas importantes son urgentes. Según esto puede haber tareas importantes y urgentes, que son las que primero tienes que hacer; importantes pero no urgentes, que deberías hacer a continuación de haber terminado las tareas importantes y urgentes; después vienen las tareas urgentes pero no importantes, que se pueden eliminar, automatizar, o delegarlas a alguien. Aunque si son tareas no importantes es mejor eliminarlas si se puede. Por supuesto las tareas no urgentes ni importantes, se pueden eliminar.

Las tareas importantes y no urgentes son muchas veces las que más nos cuesta hacer, pero las que más pueden cambiar nuestra vida para bien. Intenta sustituir las tareas urgentes y no importantes por tareas no urgentes e importantes. Tareas de este tipo son: tareas que pronto serán urgentes e importantes, educación, formación, autodesarrollo, aprender nuevos talentos y habilidades, establecer y mantener relaciones con otras personas, actividades de prevención, preparación, planificación, mejora. Tareas de este tipo son las que desarrollan tu liderazgo.

Por supuesto las actividades que se vayan a delegar a otras personas, deben delegarse lo antes posible, por respeto a esas personas y porque cuanto antes se entreguen, antes estarán acabadas esas tareas.

Para aumentar la productividad debemos establecer buenos hábitos. Según estudios científicos el 95% de nuestro comportamiento es inconsciente y corresponde a hábitos. Si te das cuenta, hacemos prácticamente lo mismo cada día; tenemos los mismos hábitos sean buenos o malos. Para poder establecer buenos hábitos existen unos pasos: planificación, implementación y revisión.

En primer lugar debemos planear minuciosamente el nuevo hábito, teniendo en cuenta todos los pasos y elementos, cuando lo vamos a realizar, su función y utilidad. Visualiza cómo te vas a sentir dentro de unos meses haciendo este hábito cada día, y también como este hábito puede mejorar tu vida a lo largo del tiempo.

El siguiente paso es la implementación, tomar acción y poner en práctica el hábito nuevo cada día. Se dice que para establecer y fijar un hábito nuevo debemos hacerlo por lo menos tres o cuatro semanas seguidas y a partir de entonces es más fácil y se ha automatizado. Existe una curva de aprendizaje. En la primera semana es cuánto más dificultades tenemos, porque la curva es más cuesta arriba, es algo completamente nuevo que se encuentra fuera de nuestra zona de comodidad. Puede que racionalizemos, inventemos excusas para no hacerlo. Por eso es importante haber hecho el compromiso previamente y ser conscientes de lo importante que es este hábito para mejorar nuestra vida. Es importante ser realista e ir poco a poco estableciendo el hábito. Por ejemplo, si nunca hemos hecho ejercicio y queremos empezar a hacerlo, no sirve de nada darnos la paliza la primera semana, acabar rotos y no volver nunca al gimnasio. Hay que ir pasito pasito. La primera semana hacer 10 minutos de ejercicio dos días. Después, la siguiente semana vamos aumentando a 20 minutos y poco a poco vamos subiendo la frecuencia. A medida que van pasando las tres semanas de establecimiento del hábito, éste se va volviendo más fácil, porque ya nos habituamos a hacerlo. Si alguna vez se te olvida, lo mejor que puedes hacer es volver al hábito al día siguiente como si no hubiera pasado nada.

Frecuentemente examina la implementación del hábito, como está funcionando, y si tienes que hacer algún ajuste. Puede ser que tengas que redefinir algunos aspectos del hábito para mejorarlo y ajustarlo. O eliminarlo completamente sustituirlo por otro hábito porque no funciona.

Como herramientas fundamentales para la implementación de hábitos, sugiero el compromiso pleno previo al hábito, y la contabilidad hacia otros. Es decir, elegir otra persona de confianza, que va ser nuestro juez y establecer con ella: el hábito que queremos lograr, la multa que debemos pagar si no lo hacemos, y la manera de comprobar cada día que hemos cumplido. Cuando pienses en una multa en caso de no hacer el hábito, piensa en algo que te motive no hacer, que no te guste, que se aburrido desagradable. Y haz también el compromiso de pagar la multa siempre que no cumplas su parte de la promesa.

Después de darte las pautas para establecer hábitos, ahora me gustaría hablarte de la gestión de energía, que se basa en muchos buenos hábitos y rutinas, tanto en el ámbito físico, como mental, como emocional, como espiritual. Y cada uno de estos ámbitos tiene a su vez sus propios ciclos y sus sistemas de renovación y recuperación.

Nuestra energía es nuestro más valioso recurso. Gestionarla bien nos permite aumentar nuestra productividad, y disfrutar más de nuestra vida. Nuestra energía física se basa en: nuestros patrones de respiración, nuestra alimentación y el agua que bebemos, nuestro descanso y sueño y nuestra forma física. Debemos cuidar estos cuatro aspectos fundamentales. También mantener un estado de relajación. A lo largo del día se van creando tensiones en nuestro cuerpo, sobre todo en el cuello, hombros, mandíbula y articulaciones de las que no somos conscientes. La tensión es inconsciente, la relajación es consciente. Aprende a relajarte, practica la relajación. Una herramienta muy básica para ayudar a relajarte es la respiración. Si aumentas el tiempo de expiración frente al de inspiración te darás cuenta de que tu cuerpo se relaja poco a poco.

Para cuidar nuestra energía emocional, debemos tener pensamientos y emociones positivas, tratar de evitar a las personas y las emociones negativas. Esto incluye también nuestros pensamientos y la manera en que hablamos con nosotros mismos mentalmente. Hay que ser conscientes de nuestras emociones, reconocerlas y no reprimirlas sino sentirlas plenamente y darse cuenta de que son un ciclo. Éste es el primer paso para controlar nuestras emociones y que no nos controlen ellas a nosotros.

La energía mental viene dada por nuestra capacidad de concentración, de enfoque y de estar centrados en el momento presente. Técnicas para ayudar a desarrollar la energía mental son la meditación, el yoga, el ejercicio físico, desarrollar la conciencia de los sentidos. También someter el cerebro a retos continuos, y aprender continuamente nuevas cosas. Esto ayuda a desarrollar la creatividad y a tener mejores ideas. También es conveniente tener una actitud optimista ante la vida.

La energía espiritual, viene dada por la congruencia entre nuestras acciones y nuestros valores más profundos. En primer lugar define lo más importante para ti, cuáles son tus valores fundamentales y date cuenta si lo que haces a lo largo de los días es consecuente con estos valores. Prácticas de oración, conexión con otros, análisis de nuestros logros y nuestras metas y agradecimiento ayudan a fortalecer nuestra energía espiritual.

Te propongo para combinar estas energías y ciclos de renovación, que trabajes en períodos seguidos sin interrupción de dos horas, y después descanses media hora. El siguiente periodo realiza una actividad de otros ámbitos. Por ejemplo, si has estado haciendo trabajo mental, en el siguiente período dedícate a hacer algún tipo de trabajo físico, y durante el descanso puedes hacer algo que renueve tu energía emocional, como hablar con un amigo o ser querido.

Ahora voy a hablarte de la concentración y el enfoque. La capacidad para concentrarse en períodos de tiempo seguidos cada vez mayores, te servirá para lograr muchas cosas importantes en tu vida y acercarte a tus metas. Es una capacidad que se puede desarrollar poco a poco, si nos habituamos a trabajar sin interrupciones, tanto externas como internas. En la presentación de los ladrones del tiempo ya te hable de estas interrupciones.

Dos de las capacidades que te pueden ayudar a desarrollar más tu capacidad de concentración y enfoque son la conciencia plena y el poder de la voluntad. Mediante la conciencia plena, puedes ver con claridad todo lo que ocurre en el presente en tu vida, y cuál es el siguiente paso que tienes que dar. La mejor forma que conozco de desarrollarla es la meditación. Simplemente cada mañana haz cinco minutos de meditación, concentrándote en tu respiración únicamente, y cuando tengas un pensamiento de distracción, reconociéndolo y volviendo la respiración. Puedes utilizar un cronómetro, por ejemplo el cronómetro online del que te hablé en la presentación de herramientas web de gestión del tiempo, programándolo para cinco minutos. El poder de la voluntad se basa en enfocarnos en lo que queremos y dejar de resistir lo que no queremos. Como consejo, formula tus metas en positivo, no te enfoques en lo negativo, y tampoco reprimas tus emociones tanto negativas como positivas.

Los ciclos abiertos en tu vida, las tareas sin completar, también gastan tu concentración y poder de voluntad. Como ejercicio escribe en una hoja de papel, todo lo pendiente en tu vida, tareas por completar, cualquier cosa que pase por tu mente. Una vez que los demás por escrito, ya no estará en tu mente. Ahora debes tomar acción sobre lo que has escrito, seleccionar lo que debas resolver, y eliminar lo innecesario.



Si te ha gustado este curso, tengo un libro electrónico sobre gestión del tiempo, con muchos consejos y ejercicios para tratar los aspectos de los que hablaron este curso y muchos más. Se puede comprar a través de PayPal, cuesta solamente 10 €, lo único que tienes que hacer es enviarme un e-mail pidiendomelo a: Spacoacher@Gmail.com pidiendo más información o visitar www.spacoacher.com . También si lo prefieres, está disponible como audio libro por el mismo precio.

Espero que te haya servido la información y los consejos que te dado en este curso. Solamente te ayudará si empiezas a poner en práctica lo que te propongo. Agradezco cualquier comentario por tu parte el cómo te ha servido aplicar estos principios para mejorar tu vida. Cualquier sugerencia y también dudas sobre gestión del tiempo son bienvenidas. Gracias.

Un saludo